Pilt 1/9
Igapäevaste dokumentide väljatoomisel on harva vaja Wordi vahekaardilt Avaleht kaugemale minna. Kuid liidesesse peidetuna on palju lisatööriistu, mis ootavad avastamist. Need funktsioonid ei ole tegelikult "salajased", kuid paljud kasutajad ei leia neid kunagi – ja need võivad säästa teie aega ja vaeva.
Allpool kirjeldame meie 20 parimat funktsiooni, mis Wordis kergesti kahe silma vahele jäävad. Paljud neist on Wordis olnud juba kümme aastat või kauem ning neid võib leida Word XP ja Word 2003 menüüdest, kuid keskendume Word 2007 ja uuemate versioonide lindiliidesele, mis ju leiutati selleks, et aidata. kasutajad leiavad tarkvara esoteerilisemad funktsioonid.
1. Valige Sarnane vormindamine
Ideaalses maailmas oleks teie dokumendi igale elemendile määratud stiil. Kuid kui olete lootnud kohalikule vormingule, on globaalseid muudatusi siiski lihtne teha. Vahekaardi Avaleht paremas servas olev jaotis Redigeerimine sisaldab käepärast valikut „Vali kogu sarnase vorminguga tekst”. See võimaldab teil hõlpsalt esile tõsta kõik oma ad hoc pealkirjad, pealkirjad ja muu korraga ning muuta nende välimust ühe hoobiga – või rakendada stiili, et tulevikus oleks lihtsam hallata.
2. Lõikelaua paneel
Lõikepuhvri paneel pakub mugavat võimalust hoida lõikepuhvril korraga mitu elementi. Selle avamiseks klõpsake vahekaardi Avaleht jaotises Lõikelaud väikesel hüpikikoonil. Mäletatakse kuni 24 hiljutist lõikamis- ja kopeerimistoimingut ning saate klõpsata ühel neist, et see sisestuspunkti kleepida. Allosas olev rippmenüü Valikud võimaldab teil määrata, millal lõikelaua paneel kuvatakse; Üks võimalus on see kuvada, kui vajutate kaks korda klahvikombinatsiooni Ctrl+C.
3. Tõlgi
Wordi ülevaade | Tõlkefunktsioon saadab teie dokumendi teksti Microsoft Translatori veebilehele ja kuvab tõlke brauseriaknas. Word 2010 ja 2013 puhul saate aktiveerida ka funktsiooni Review | Tõlgi | Mini Translator, mis kuvab kummitatud tööriistaspikri, kui hõljutate kursorit valitud tekstilõigu kohal; liigutage kursor sellele, et näha hüpiktõlget valitud keeles. Valida on kümnete keelte vahel: sirvige neid, valides Tõlke rippmenüüst Vali tõlkekeel.
4. Kerning
Professionaalne lauaarvuti avaldamise tarkvara toetab kerningut – märkide vahekauguste valikulist reguleerimist, et tekst oleks esteetilisem. Word ei tee seda vaikimisi, kuid selle saab sisse lülitada, klõpsates vahekaardi Avaleht jaotises Font hüpikikooni ja märgistades kasti "Kerning for fonts"; sisestage parempoolsesse kasti minimaalne punkti suurus. Kui kasutate väikeste fontide puhul kerningut, võivad tähed näida jooksvat koos, mis vähendab loetavust.
Lihtsamaks juurdepääsuks kasutage kiirklahvi CTRL+D või Macis CMD+D. See otsetee viib teid otse Fontide ekraanile, olenemata sellest, millist versiooni te kasutate. Need, kes kasutavad Word 2007 või varasemat versiooni, peavad kontrollima suvandit Märkide vahe. Kui kasutate uuemat versiooni, valige hüpikakna ülaosas vahekaart "Täpsemalt", nagu ülal näidatud.
5. Sisestage diagramm
Kui soovite oma dokumenti lisada Exceli diagrammi, ei pea te Wordist lahkuma. Valides Insert | Diagramm Wordis avab miniatuurse Exceli vaate, kus saate oma andmeid redigeerida või importida. Kui olete lõpetanud, sulgege lihtsalt Exceli aken – see kuvatakse Wordis diagrammi kujul. Wordi akna ülaosas asuvad diagrammitööriistade vahekaardid annavad teile täieliku kontrolli diagrammi kujunduse ja välimuse üle, seega pole vaja Excelit käsitsi käivitada.
6. SmartArt
SmartArt aitab illustreerida protsesse ja suhteid peaaegu 200 püramiidorganisatsioonide, tsüklite, hierarhiate, maatriksite ja muu jaoks mõeldud paigutuse kaudu. Selle kasutamiseks Wordis klõpsake lihtsalt nuppu Lisa | SmartArt ja valige mall. Seejärel tippige oma sildid ilmuvale ujuvpaneelile ja lohistage SmartArti suuruse muutmiseks käepidemeid. Kui soovite, et see hõljuks teie dokumendi kohal, saate seda hõlpsalt saavutada, luues tekstikasti (Insert | Text Box kaudu) ja pannes oma SmartArti selle sisse.
7. Sisesta ekraanipilt
Kui kirjutate õpetust – või soovite lihtsalt lihtsat viisi lisada oma dokumenti mõnest muust programmist pärit pilt –, saate haarata Windowsi töölaua ala, valides käsu Lisa | Ekraanipilt; rippmenüü võimaldab teil mis tahes avatud akna otse pildina importida. Teise võimalusena saate valida suvandi Ekraani lõikamine, et lohistada hiirega ristkülikut ja jäädvustada kohandatud ala ekraanil.
8. Sisestage kiirosad
Ettevõtted peavad sageli looma kirju ja dokumente, mis sisaldavad standardseid elemente või lõike, näiteks aadressi. Wordi automaatteksti funktsioon võib aidata. Valige tekstilõik ja seejärel valige Insert | Kiirosad | Automaattekst | Salvesta valik automaattekstigaleriisse. Nüüd saate selle teksti uuesti sisestada mis tahes dokumenti, valides selle menüüst Lisa | Kiirosad | Automaatteksti menüü. Samuti saate seadistada kiirosad selliste elementide jaoks nagu teie ettevõtte nimi ja e-posti aadress ning ehitusplokkide korraldajas saate seadistada ka kiirjuurdepääsu malle ja objekte.
Pidage meeles, et see valik pole kirjutamise ajal Maci kasutajatele saadaval.
9. Sidekriips
Kui lubate paaritu sõna üle kahe rea, saate dokumendi välimust parandada. See võib takistada teie paremat veerist liiga räbalaks muutumast või täielikult põhjendatud tekstis võib see takistada suurte "saarte" tekkimist iga sõna vahele. Word suudab sõnu automaatselt vastavalt vajadusele sidekriipsutada, kuid funktsioon on vaikimisi välja lülitatud: selle lubamiseks minge vahekaardile Lehekülje paigutus ja valige Hüphenation | Automaatne.
10. Reanumbrid
Kui viitate koodile, juriidilistele dokumentidele või isegi luulele, võiksite hõlpsaks viitamiseks oma read nummerdada. Wordi nummerdatud loendi tööriist rakendab treppimise sätteid, mis ei pruugi olla soovitud: valige Lehekülje paigutus | Selle asemel reanumbrid ja Word rakendavad dokumendi veerisel korralikku nummerdamist. Vaikimisi rakendatakse ridade nummerdamist kogu dokumendile, kuid saate selle valitud teksti vahele jätta valides Reanumbrid | „Aktiivse lõigu jaoks sule”.
11. Digiallkirjad
Alati pole selge, kas digitaalne dokument on autentne originaal. Dokumendi allkirjastamiseks isikliku krüpteerimisvõtmega minge vahekaardile Fail (või Word 2007-s orbile), valige Dokumendi kaitsmine ja valige "Lisa digitaalallkiri"; enne allkirja lisamist palutakse teil dokument salvestada. Allkiri muutub automaatselt kehtetuks, kui dokumenti muudetakse, nii et selle olemasolu on autentsuse garantii. Kui soovite kutsuda kedagi teist dokumenti allkirjastama, minge vahekaardile Lisa ja valige jaotises Tekst Allkirjarida.
12. Vesimärk
Kui levitate dokumendi mustandit või jagate töökaaslasega midagi privaatset, on kasulik lisada lehele vesimärk, et saaksite ühe pilguga näha, mis tüüpi dokument see on. Rippmenüü Vesimärk vahekaardil Lehekülje paigutus võimaldab teil kahe klõpsuga lisada suure halli vesimärgi tekstiga "MUSTANN", "KONFIDENTSIAALNE" või "KIIRE". Oma teksti või pildi paigutamiseks valige Kohandatud vesimärk.
Maci kasutajad peavad vesimärgi valikule juurdepääsuks kasutama arvutiekraani ülaosas olevat vahekaarti "Sisesta".
13. Tsitaadid
Akadeemiliste tööde puhul võib Word aidata teil ka tsitaate hallata. Vahekaardilt Viited leiate nupu allikate haldamiseks; siin saate sisestada iga viidatud teose üksikasjad ja seejärel lisada neile viited, klõpsates rippmenüüd Insert Citation. Saate valida tsitaadivormingu 14 tunnustatud stiili hulgast, sealhulgas APA ja MLA standardid, ning lõpuks saate luua ühe klõpsuga bibliograafia.
14. Makrod
Office'i skriptimisliides on pehmelt öeldes keerukas, kuid kui soovite automatiseerida lihtsat korduvat ülesannet, pole vaja koodirida tippida. Klõpsake vahekaardil Vaade rippmenüüd Makrod ja valige Salvesta makro. Avanevas dialoogiaknas valige nupp või kiirklahv (ärge unustage oma valiku kinnitamiseks klõpsata Assign); seejärel sooritage ülesanne, mida soovite automatiseerida. Kui olete lõpetanud, minge tagasi rippmenüüsse ja valige Stop Recording. Valitud nupu või klahvikombinatsiooni mis tahes ajal vajutamine kordab salvestatud toiminguid.
15. Kontuurivaade
Kui kasutate Wordi suure projekti jaoks, näiteks kolledži väitekirja või romaani jaoks, võib olla kasulik jagada dokument osadeks ja alajaotisteks. Ava Kuva | Kontuur, et pääseda juurde hierarhilisele kuvale, mis võimaldab teil pealkirju märkida ja nende all oleva sisuteksti ahendada; see annab teile selge ülevaate teie dokumendist, mida saab hõlpsasti ümber korraldada, liigutades jaotisi ringi. Ühte põhiprojekti saate koguda ka mitu dokumenti: alamdokumentide importimiseks või loomiseks klõpsake vahekaardi Kontuur jaotises Põhidokument nuppu Kuva dokument.
16. Lehekülje värv
Kui soovite, et teie dokument paistaks silma, võite kasutada lehe paigutust | Lehekülje värvi rippmenüü taustapesu rakendamiseks; valige Täiteefektid ja saate lisada mustreid ja tekstuure. Täidised ja mustrid rakendatakse automaatselt teie dokumendi kõikidele lehtedele. Lisaks, kuigi näete neid ekraanil, ei prindita neid välja, nii et need ei sega teie paberkoopiate loetavust.
Mõned kasutajad võivad olenevalt Microsoft Wordi versioonist ja kasutatavast süsteemist leida valiku Lehekülje värvid vahekaardil Disain.
17. Indeksi sisestamine
Kolmas kasulik funktsioon pikemate tööde jaoks on indeksi automaatse genereerimise võimalus. Selle funktsiooni kasutamiseks peate esmalt märkima oma viited tekstis, valides vastava sõna või fraasi, seejärel klõpsates nuppu Viited | Sisesta indeks. Kui olete kõik oma pealkirjad märgistanud, klõpsake indeksi loomiseks käsul Lisa register. See sisaldab viiteid teie märgitud eksemplaridele ja isevärskenduvaid linke leheküljenumbritele, millel need ilmuvad.
18. Kombineeri ja võrdle dokumente
Word saab kahte dokumenti automaatselt võrrelda või kombineerida: tööriista leiate jaotisest Ülevaatus | Võrdlema. Kui eelistate seda tööd ise teha, klõpsake nuppu Kuva | Vaata kõrvuti; see asetab teie dokumendid automaatselt üksteise kõrvale identsete suumiteguritega, nii et saate hõlpsalt nende vahel edasi-tagasi vaadata. Kui klõpsate sünkroonse kerimise nuppu, kerivad need isegi lukustusastmes üles ja alla, kui liigutate kursorit või lohistate kerimisriba.
19. Dokumendiinspektor
Pressiametnikud ja riigiteenistujad on varem sattunud kuuma vette, et levitada dokumente, mille metaandmetesse on manustatud tundlikku teavet või mida saab taastada Wordi valiku Jälgi muudatusi kaudu. Ärge tehke sama viga: vahekaardi Fail jaotises Teave (või Office 2007 Orb) leiate rippmenüüst „Jagamiseks ettevalmistamine” valiku valikuid, mis võimaldavad teil kontrollida peidetud teavet (ja kinnitada ühilduvust teiste Wordi väljaannetega).
20. Kohandage lint
Lindiliides loodi stabiilsemaks kui hästi kohandatav Office 2003 liides. Kui aga valite File | Valikud | Kohandage linti, saate lisada sellele uusi funktsioone ja eemaldada funktsioone, mida te ei soovi näha. Saate lisada funktsioone, mida tavaliselt üldse ei eksponeerita – seal on kasulik valik „Käsud pole lindil” – ja isegi luua oma vahekaarte. Kui see on liiga keeruline, saate kohandada ekraani ülaosas kuvatavat kiirjuurdepääsu tööriistariba, kasutades selle paremas otsas olevat väikest rippmenüü noolt.
