Tõenäoliselt on üks parimaid funktsioone, mida Smartsheet pakub, projektiaruannete koostamine. Kui lubate projektijuhtidel töötada erinevate lehtede andmetega ühes vaates, võib see olla reaalne aja kokkuhoid. See protsess võib aga tunduda keeruline neile, kes pole kunagi aruandeid koostanud või just Smartsheeti kasutama hakanud. Kui kuulute ühte kahest kategooriast, olete jõudnud õigesse kohta.
Selles samm-sammulises juhendis räägime teile kõigest, mida peate Smartsheetis aruande loomise kohta teadma. Saate teada, millised on erinevad aruandetüübid ja kuidas neid konfigureerida.
Kuidas luua arvutis Smartsheetis aruannet?
Iga edukas projektijuht peab teadma, kuidas tõhusalt multitegumtööd teha. Käimasolevate ülesannete, iganädalaste müükide või muude projektidega kursis hoidmine võib olla hirmutav, kui nende tegevuste kohta ei esitata õigeaegseid aruandeid. Aruanded on eriti kasulikud põhitegevusega seotud küsimustele vastamiseks ning töövoo haldamiseks ja jälgimiseks.
Saate kõiki aruande andmeid redigeerida, kokku võtta või sortida. Kui olete selle edukalt loonud, saate seda oma kolleegide või sidusrühmadega saata, jagada või avaldada.
Smartsheeti töölauabrauseri rakenduses saate luua kahte peamist aruandetüüpi: rea- ja lehekokkuvõtte aruanded.
Reaaruanded koguvad koheselt reaandmeid erinevatelt lehtedelt. Tänu nendele aruannetele saate ülevaate kõigist lõpetamata ülesannetest, läbimata maksetest või muust ridadesse virnastatud teabest.
Aruanne Lehe kokkuvõte kuvab kokkuvõtliku välja teabe erinevatel lehtedel. See on suurepärane tööriist erinevatest projektidest üksikasjaliku ülevaate saamiseks.
Saate koostada rida- ja kokkuvõtlikke aruandeid aruannete koostajaga töölauabrauseri rakenduses Smartsheet. See protsess hõlmab üsna mitut sammu, kuid need, kes järgivad hoolikalt allolevaid juhiseid, on üks kooki.
Rea aruanne
1. samm: reaaruande loomine
- Logige oma töölaual sisse oma Smartsheeti brauseri kontole.
- Liikuge akna vasakpoolses ülanurgas olevale menüümärgile.
- Lahenduskeskusesse sisenemiseks klõpsake plussmärki.
- Klõpsake vasakpoolsel külgribal nuppu "Loo".
- Valige kuvatavatest suvanditest "Teata".
- Kuvatakse viipaken, milles palutakse teil aruandele nimi anda ja aruande tüüp valida.
- Valige "Rea aruanne" ja klõpsake "OK".
Nüüd peate oma aruande konfigureerima, et seda kasutada.
2. samm: reaaruande konfigureerimine
Rea aruande konfigureerimiseks kasutage ülemise tööriistariba vahekaarte. Saate konfigureerida järgmist: lähtelehed, kuvatavad veerud, filtrikriteeriumid, rühmitamine, kokkuvõte, sortimine. Näiteks saate vahekaardil Filtrikriteeriumid valida aruandes kuvatavad tingimused. Saate filtreerida kommentaaride, osakonna, kirjelduse, määratud ja palju muu järgi.
3. samm: reaaruande tulemuste sortimine
Reaaruande loomise oluline osa on tulemuste sortimine väljade järgi:
- Klõpsake tööriistariba menüüs jaotist "Sorteeri".
- Valige väli, mille järgi aruannet sortida.
- Valige "Sorteeri kahanevalt" või "Sorteeri kasvavalt", kuidas soovite tulemusi sortida.
Kui soovite lisada rohkem sortimiskriteeriume, klõpsake valikul „Sorteeri teise veeru järgi“. Aruande tulemusi saate sortida kuni kolme välja järgi.
Kuidas luua aruannet rakenduses Smartsheet iPhone?
Smartsheet iPhone'i rakendus võimaldab teil pääseda juurde ja muuta kõigi saadaolevate lehtede ja aruannete teavet. See võib olla tõeline pääste, kui olete ilma arvutita väljas ja saate eksprompt andmekonfiguratsiooniülesande, mis tuleb kohe ära teha.
Kuid mobiilirakendus Smartsheet ei võimalda kasutajatel uusi aruandeid luua. Nagu nende veebisaidil soovitatakse, on teil kõige parem kasutada rakendust varem seadistatud aruannete või lehtedega. Aruande seadistamiseks või automatiseerimise loomiseks, valemite rakendamiseks ja muude haldusmuudatuste tegemiseks peaksite kasutama töölauaversiooni. Kui olete lehe administraator või omanik, saate oma telefoni veergudes muudatusi teha.
Kuidas luua aruannet Androidi rakenduses Smartsheet?
Juurdepääs Smartsheet'i aruannetele oma Android-seadmes võib olla üllatavalt mugav, eriti kui arvuti pole käeulatuses. Kahjuks ei toeta Smartsheet Androidi rakendus endiselt uute aruannete loomist.
Saate oma Android-seadmega igal ajal juurde pääseda kõikidele oma tööruumi aruannetele. Kui olete aruande omanik või administraator, saate veerge ka muuta. Uute aruannete, lehtede loomine või mis tahes haldusmuudatustega töötamine on kõige parem teha Smartsheet'i töölauaversioonis.
Kuidas Smartsheetis kokkuvõtlikku aruannet luua?
Kokkuvõtliku aruande loomine võimaldab meeskondadel koondada ühte kohta konkreetsed kokkuvõtteväljad erinevatelt lehtedelt. See võimaldab kõigil märgata olulist teavet ja andmeid portfelli tasemel. Seejärel saate andmeid hõlpsasti rühmadesse ühendada, funktsioonide rakendamisega teabe kokku võtta ja palju muud.
Enne Smartsheetis kokkuvõtliku aruande loomist peaksite teadma järgmist.
- Kõikide lehtede kokkuvõtteväljadele, mida kavatsete kaasata, tuleb järjepidevalt nimetada. Rakendus välistab konkreetse kokkuvõtte jaoks teabe, kui vahekauguses või õigekirjas on isegi väikseid erinevusi.
- Kasutage samu väljatüüpe kõigi kokkuvõtete jaoks, mis koguvad samu andmeid. Kui koondate näiteks rahateavet, soovite, et kõik veerud oleksid valuutavormingus. See aitab hoida eemal dubleerivatest aruandeveergudest. Kui mõned väljad oleksid ainult numbrid ja teised valuutad, oleks teil kaks veergu – üks iga väljatüübi jaoks.
Smartsheetis kokkuvõtliku aruande loomiseks tehke järgmist.
- Käivitage oma töölauabrauseris rakendus Smartsheet.
- Minge üle paremas ülanurgas olevale menüüribale. See on kolme horisontaalse joonega menüü.
- Valige plussmärgina kuvatud lahenduskeskus.
- Klõpsake nuppu "Teata".
- Näete viipa, milles palutakse teil aruandele nimi anda ja aruande tüüp valida.
- Valige suvand "Lehe kokkuvõtte aruanne".
- Vajutage "OK".
- (Valikuline, saab teha hiljem) Jaotises „Alliketabelid” valige lähtelehed, mille lehe kokkuvõtte väljad soovite kaasata.
- (Valikuline, seda saab teha hiljem) Jaotises „Kuvatavad väljad” määrake kuvatavad veerud. Need on kokkuvõtlikud väljad, mida soovite lisada.
Saate lisada lehe kokkuvõtliku aruande otse oma armatuurlauale aruandevidina abil. Samuti saate aruande andmeid visualiseerida diagrammideks või graafikuteks ja hõlbustada kolleegide juurdepääsu teabele.
Kõigi kaasatud andmete portfellivaate loomiseks peate määratlema, millist teavet koondaruandesse tõmmata. Seda saate teha tööriistariba seadetes navigeerides:
- Lähtelehed: määrake, milline leht ja lehe kokkuvõte aruandesse kaasata.
- Kuvatavad veerud: valige aruandesse kaasamiseks kokkuvõtteväli.
- Filtrikriteeriumid: määrake aruandes kuvatava teabe parameetrid.
- Rühm: korraldage ridu, rühmitades sarnased andmed loogilistesse klassifikaatoritesse.
- Kokkuvõte: ekstraktige aruande põhiteave.
- Sordi: valige, kuidas aruande kokkuvõtte andmeid sortida.
Kõigi nende muudatuste rakendamiseks klõpsake rakenduse akna paremas ülanurgas nuppu "Salvesta". Seejärel näete kogu teavet, mis vastas ülaltoodud kriteeriumidele.
Kuidas Smartsheetis olekuaruannet luua?
Olekuaruanded aitavad teha kokkuvõtte projekti üldisest edenemisest ning nende peamine eesmärk on hoida kõiki kursis käimasolevate muudatuste ja võimalike riskide või teetõketega. Õnneks on Smartsheetil palju tasuta malle, mida saate üksikasjaliku olekuaruande koostamiseks kasutada. Need leiate sellelt lehelt.
Saate luua ka oma olekuaruande ja vaadata inspiratsiooni saamiseks ainult malle. Siin on mõned põhijaotised, mida peaksite oma olekuaruandesse lisama.
- Projekti nimi. Siia kirjutate projekti nime. Nimi peaks olema piisavalt selge kõigile sidusrühmadele, kes võiksid olekuaruannet vaadata.
- Projektijuht. Projekti eest vastutava isiku nimi.
- Projekti periood. Ajavahemik, mida projekt hõlmab.
- Lõpetamise kuupäev. Siia tuleks kirjutada projekti tähtaeg. Kui täpset tähtaega pole, võite kirjutada hinnangulise.
- Eelarve. Millises seisus on teie projekti eelarve? Siin saate sisestada, kas see on sihitud või mitte.
- Ajakava. Siin saate oma projekti ajakava oleku üles kirjutada. Kas on mingeid teetõkkeid või on siiani kõik õigel teel?
- Kvaliteet. Siin saate sisestada, kas projekt on edukas või kaldub riskile.
- Ulatus. Kirjutage üles projekti maht ja see, kas esialgne oli liiga suur või väike.
- Riskid. Kirjutage kõigist riskidest, millega teie projekt kokku puutus. Milline on nende staatus praegu?
- Teetõkked. Märkige kõik muud teetõkked, mis võivad teie projekti segada.
Need jaotised on enam kui piisavad, et luua selge aruanne, mis jälgib projekti õnnestumise kõiki etappe.
Aruande loomine rakenduses Smartsheet
Projekti edenemise jälgimiseks aruannete loomine on üksikasjaliku, kompaktse ja aegasäästva töövoo tagamiseks hädavajalik. Kombineerides mitme lehe andmed ühte portfellivaatesse, saate sidusrühmadega hõlpsasti põhiteavet jagada. Smartsheetiga saate just seda teha. Loodetavasti saate pärast meie juhendi lugemist ise Smartsheetis aruandeid luua.
Millist aruandetüüpi peate projektijuhtimisel eriti kasulikuks? Jagage oma mõtteid ja kogemusi allolevas kommentaaride jaotises.